Administrar um condomínio não é uma tarefa simples. Não é sem razão que a maior parte dos donos de apartamentos decide contratar um serviço terceirizado. Em outros casos, elege-se um dos moradores para cuidar de toda a gestão do prédio. É nessa hora que entra a figura do síndico, uma pessoa que trabalha cuidando dos interesses coletivos e promovendo a harmonia entre os moradores.
Tudo é baseado no que é decidido pela Convenção do Condomínio, lembrando que essa deve seguir o Código Civil (artigos 1.314 a 1.358) e a Lei do Condomínio (nº 4.591 de 1964). Caberá ao síndico organizar desde assembleias e confraternizações até, quando necessário e determinado pela convenção, a aplicação de multas. Essa mesma pessoa cobrará inadimplentes, cuidará da manutenção dos espaços comuns, será responsável pelo fluxo de caixa do condomínio, pelo pagamento de contas e de impostos.
É válido ressaltar que, embora na maioria das vezes o síndico seja um dos moradores, isso não é obrigatório. Muitos condomínios maiores, principalmente os que contam com uma ampla área de uso comum, optam por contratar um profissional especializado para essa finalidade para garantir a melhor gestão dos recursos, onde entra a figura do sindíco.
Gerenciamento sustentável de condomínios
Dentre as diversas atividades de um síndico está a de incentivar práticas sustentáveis dentro do condomínio. Estimular a economia de água, de energia e a separação do lixo ambiental faz parte das ações do síndico.
Veja algumas dicas do que fazer:
Lixo: incentive os moradores a separarem o lixo reciclável do orgânico. Além de um sistema de coleta separado, espalhe lixeiras que permitam essa separação pelo condomínio. Nas assembleias, fale sobre a importância e, se necessário, leve uma pessoa para fazer uma palestra. Você pode também incentivar as crianças a guardarem sucata e contratar alguém para dar oficinas de brinquedos nas férias. Converse com os moradores sobre isso.
Compostagem: quando houver espaço, uma composteira pode ser feita no local e o fruto dela pode servir de adubo para os jardins do condomínio. Além de ser uma prática sustentável, vai resultar em economia. Esse é um processo no qual o lixo orgânico como casca de frutas, restos de verduras, entre outros são transformados em adubo para os jardins. O interessante é que nesse processo você poderá incluir também as folhas caídas das árvores e sobras de plantas.
Óleo: esse é um problema sério tanto para o meio ambiente quanto para as tubulações do prédio. Por isso, é necessário solicitar que os moradores separem o óleo em garrafas pets e depois doá-los para instituições que o reciclem. Há vários pontos de coleta de óleo. Veja qual o mais próximo e entre em contato com eles para combinar a doação.
Luz: as lâmpadas devem ser as que consomem menos energia, as de luz branca. Lembretes de “apague a luz quando sair” devem estar nas salas de uso comum. Nos corredores, o ideal é que elas sejam automáticas, para evitar o desperdício. Sempre que possível deve-se optar pela iluminação natural.
Papel: o gasto de papel é grande ao se administrar um condomínio. Além de economicamente desastroso e causar danos ambientais, o excesso de papel ocupa espaço. Incentivar o uso consciente de papel e adotar medidas como comunicados online para os moradores ajuda a aliviar as contas no final do mês. Para minimizar esse problema, opte por soluções de troca de informações e registros online. Tanto as informações enviadas aos condôminos quanto prestações de contas podem ser feitas via e-mail, softwares e aplicativos.
Água: além de incentivar as pessoas a economizarem, é preciso ter cuidado na hora de limpar as áreas em comum do condomínio. Os funcionários devem ser instruídos a não desperdiçar. É interessante instalar um sistema de captação de água da chuva para a lavagem de áreas comuns. A instalação de medição individualizada de água costuma dar ótimos resultados, podendo gerar uma economia de 21% a 43%* no consumo.
*Dados da empresa ista Brasil, especializada na instalação de hidrômetros em edificações.
Planejamento de Contas
O papel do síndico é de um administrador. É necessário que ele seja encarado como uma empresa, na qual os ganhos são obtidos através do pagamento feito pelos condôminos. Em contrapartida, é sua obrigação oferecer um local agradável, com boa manutenção e com os projetos cumpridos.
A falta de planejamento levará a obras inacabadas, descontinuidade de projetos e se descuidar, um caixa quebrado. Um planejamento bem elaborado impedirá surpresas e, por isso, deve ser bem feito e aprovado pelos moradores.
Veja o que não pode faltar no plano de gestão:
Planejamento financeiro: é necessário saber o saldo, o índice de inadimplência e as questões trabalhistas. Lembre-se de que boa parte do gasto é com a folha de pagamento dos funcionários. Por isso, é necessário um bom planejamento também das escalas dos funcionários.
Equipamentos e bens comuns: colocar nesse planejamento as manutenções corretivas e preventiva para evitar surpresas, além de um programa de melhorias e benfeitorias.
Seguros, contratos, vistorias: cabe ao síndico ficar atento aos seguros, vistorias de bombeiros entre outros e isso precisa estar presente no planejamento.
Cronograma de reuniões: é preciso programar as assembleias e também as reuniões com conselhos internos
Anotado e comprovado: lembre-se que você precisará ter planilhas de acompanhamento das contas para poder prever os gastos para os próximos meses. Deve-se guardar todas as notas fiscais, recibos e demais comprovantes para que a prestação de contas possa ser feita de maneira correta.
Prazos: determine os prazos de execução dos projetos planejados.
A cobrança dos inadimpletes
A inadimplência é um problema para qualquer empresa e para o condomínio isso não é diferente. Quem tem que trabalhar e se preocupar com isso? O síndico! O indicado é ter um plano de ação de combate à inadimplência. No geral a primeira atitude é enviar uma carta informando que o condomínio não foi recebido. Muitas vezes isso é suficiente. A pessoa pode ter se esquecido e na correria o pagamento do condomínio acabou ficando de lado.
Caso não haja resposta por parte do morador, o segundo passo é incluir a pessoa no balancete como inadimplente. Depois disso, se a quitação do débito não for feita, uma última carta registrada ou telegrama é enviada.
Depois de todas essas ações, caso não haja sucesso nas cobranças, é necessário partir para o protesto ou ação judicial. Para isso, deve-se esperar três meses e durante esse período realizar os primeiros procedimentos. Caso a decisão de protestar o condômino seja tomada, o nome do proprietário vai direto para o Serasa.
Em último caso, quando nada deu certo e o pagamento está longe de acontecer, entra-se com uma ação jurídica. A batalha é longa, mas, muitas vezes, é a única maneira de receber o valor devido.
Como manter as contas em dia
Como falamos, a inadimplência é uma das vilãs das contas em dia. Se não entra dinheiro, como pagar tudo? É por isso que o síndico precisa de um plano de cobrança, seguindo as etapas citadas no item anterior.
É necessário também ter tudo em planilha para conseguir prever os gastos dos meses sequentes e se planejar. Um fundo de reservas para emergências também é muito importante.
Sempre que possível, o síndico deve trabalhar para reduzir os gastos mensais. Isso pode ser feito com práticas sustentáveis, com a diminuição das horas extras dos funcionários graças a um remanejamento de escalas ou implantação de sensores de presença nos corredores. Trocar prestadores de serviço pode ser uma alternativa vantajosa. Uma boa revisão de contratos pode ajudar a equilibrar as finanças do condomínio.
Lembre-se sempre de fazer uma boa cotação de preço nos produtos usados. Quanto o condomínio gasta com produtos de limpeza mensalmente? Faça uma lista do que é comprado, pesquise preços e, se possível, faça compras grandes pra um ou mais meses e negocie descontos.
Uma dica interessante para quem assumiu um condomínio como síndico e pegou as contas no vermelho é reunir toda a documentação, fazer uma apresentação com os números, reunir os condôminos para explicar tudo e propor uma taxa extra parcelada. Pode ser, por exemplo, o pagamento a mais de R$ 70,00 por três meses para que tudo seja colocado em dia. Nesse tempo, aplica-se o protocolo contra a inadimplência e acaba de pagar as dívidas.
Controle e prevenção de acidentes
Para manter a ordem e a segurança, o controle de acidentes é essencial. Veja algumas ações necessárias dentro do condomínio:
Rotas de fuga: é necessário garantir a manutenção das rotas de fuga em caso de incêndio ou outra emergência. Esses locais precisam estar livres de objetos para que as pessoas possam passar com facilidade, caso seja necessário.
Vistoria: a cada três anos o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros deve ser renovado pela instituição competente. É necessário verificar a data de vencimento para que a renovação seja agendada. Nesse momento, as instruções de adequação serão passadas pelos profissionais.
Iluminação de emergência: deve ser colocada a cada 15 metros e é obrigatória em locais com mais de 50 pessoas. Elas devem estar presentes também nas áreas de uso comum.
Teste para detecção de vazamentos de gás: deve ser periódico e feito por pessoas que sejam qualificadas para isso.
Extintores de incêndio: é necessário colocar um a cada 25 metros, sempre com a data de validade em dia, com o selo do INMETRO e apresentando a data de sua última manutenção.
Placas de sinalização: devem ser colocadas para saída de emergência, escada, entre outros, de maneira que a visualização seja fácil.
Incentive a comunicação entre moradores, administradores e síndicos
A primeira dica é ficar atento aos novos moradores. Receber bem, colocar-se à disposição e até entregar as normas do condomínio são os passos iniciais. Nas assembleias, apresente o morador recém-chegado aos demais, principalmente para as pessoas que moram no mesmo andar dele.
Oferecer um café com bolacha antes ou depois das reuniões de condomínio também é uma maneira de proporcionar a interação entre os moradores. Caso tenha dinheiro o suficiente e os moradores aceitarem, você pode propor uma festa junina ou outro evento semestralmente, para que todos possam participar e interagir.
Não se esqueça de que o síndico deve ser uma pessoa presente e disponível para os demais. Uma maneira de agilizar essa comunicação é ter um e-mail para interação ou utilizar ferramentas como o SocialCondo, para que as pessoas conversem, deem opiniões, sugestões e interajam. Lembre-se de que algumas pessoas não se sentem à vontade para fazer uma sugestão ou reclamação pessoalmente ou em público. Com o uso do SocialCondo essa conversa privada poderá ocorrer com mais facilidade, pois ele possui canal privado entre moradores e a administração/síndico.
Como lidar com os conflitos
Você já se imaginou tendo que interferir em briga de vizinho? Infelizmente, muitas vezes isso irá acontecer. O síndico será chamado para amenizar ou interferir em uma confusão. É a criança que joga bola dentro de casa, o cano do vizinho de cima que estourou, o som alto, entre outros pequenos gestos que podem resultar em uma verdadeira confusão.
Embora resolver brigas de vizinhos não seja verdadeiramente a função de um síndico, trabalhar para a ordem e para que as regras do condomínio sejam cumpridas é. Por isso, é necessário ter calma, paciência e se fazer presente. O ideal é incentivar o diálogo e tentar resolver o problema de uma maneira amigável.
Caso o vizinho não demonstre boa vontade e ao mesmo tempo esteja infringindo uma das normas do condomínio − como efetuar os reparos em vazamentos internos − recomenda-se formalizar o comunicado através de uma notificação.
Caso não seja suficiente, a pessoa prejudicada poderá procurar o Juizado Especial Cível e a justiça irá decidir sobre a melhor alternativa. Se for um vazamento, por exemplo, normalmente se solicita a presença de um perito para avaliar se o vazamento ou infiltração foi mesmo decorrente do apartamento de cima. Caso seja comprovado, o juiz se pronunciará.
Quando convocar assembleia
Normalmente na Convenção consta o prazo de convocação. Caso isso não ocorra, é interessante que esse encontro seja realizado dez dias antes da Assembleia. Um edital deve ser fixado em local de ampla circulação e uma notificação deve ser enviada para cada unidade. Caso haja um cadastro de e-mails dos moradores, uma alerta por e-mail poderá ser enviado.
É importante que todos os condôminos estejam cientes da convocação, pois se um não for avisado, a assembleia pode perder a validade. Lembre-se de que na convocação o assunto da assembleia deve ser bem definido.
Veja o que diz o Código Civil sobre convocação de assembleias condominiais:
“Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
- 1o Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
- 2o Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.
Art. 1.354. A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.
Art. 1.355. Assembleias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.”
Garanta a segurança do seu prédio
Todo o condomínio está sujeito a ser assaltado. Para evitar que isso ocorra é necessário implementar um projeto específico de segurança, que inclui avaliação da estrutura física, equipamentos e monitoramento 24 horas por vídeo. A conscientização dos moradores também é essencial. É possível utilizar sensores infravermelhos, luzes de presença, sistemas de comunicação ágil e eficaz.
O porteiro tem um papel fundamental e por isso deverá ser treinado e alertado sobre as regras de segurança do condomínio. Será ele o responsável por controlar o acesso de visitantes, prestadores de serviço e veículos, de acordo com as determinações do estatuto.
Com esses cuidados e com ajuda dos moradores, a chance de um assalto diminui e a segurança aumenta.